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    勤哲Excel服务器软件:以信息化手段提升物资管

      发布时间:2018-03-20 14:24

      众所周知,在工程建设项目中,物资设备管理在成本结构中占到了60%甚至70%以上的比重,是工程项目成本管理的主战场。物资设备管理直接关系到企业经营效益和长远发展,其管理水平的高低对保障项目施工和整体经济效益有着极为重要的影响。随着现代信息技术的飞跃发展,对施工过程中物资设备进行信息化手段有效的计划、组织和控制,既是顺应市场发展潮流的一大举措,也是促进企业良好发展的重要方式。

      其一,顺应时代发展,便于企业精细化管理。物资管理系统可根据物资管理标准要求,对管理过程中的计划采购、物资供应、限额发料、周转使用等进行统一的系统化、流程化、标准化工法,促使企业物资管理制度得到有效的落实,进而推进物资标准化、精细化管理进程。

      其二,消除管理缺位,提升企业整体管理水平。在物资管理供应过程中,由于人员素质良莠不齐,往往出现各施工项目中物资管理水平参差不齐的情况。而实施了物资管理信息系统后,鉴于一系列标准化和模块化操作,可及时纠偏,使各项目物资管理水平得到均衡发展。

      其三,提高劳动效率,实现数据实时准确统计。项目施工过程中,物资种类繁多且量大,同一物资往往又有很多不同的规格型号,管理有一定的管理难度。实施物资信息化管理之后,可避免手工操作带来的错误漏洞,提高工作效率,做到物资统计核算的准确性。另外,企业主还可以实时查询相关数据,及时准确了解到工程物资消耗情况及库存信息。

      中铁十一局集团城市轨道工程有限公司在采用勤哲Excel服务器软件后,物资设备管理水平有了很大提升。该公司负责人表示,公司现有的OA系统、HR系统、PM系统、财务共享中心平台、合同管理系统、资产管理系统等信息化系统以及市场上常见的库房管理系统,并不适用于公司内部物资等周转材料信息化集中管理。物资租赁中心周转材料管理工作中经常出现原始单据丢失、收发货单据格式不统一、周转材料信息混乱、人工点验错误等问题,严重影响集中管理工作,制约了周转材料集中管理工作的健康发展。

      为解决上述问题,中铁十一局集团在勤哲刘老师的帮助下,在勤哲Excel服务器软件平台上搭建了“周转材料信息管理系统”,本系统具有如下功能模块:

      图2模板数据查询模块:可以根据需要设置各类信息的快速查询,暂时只设置了周转材料库存情况查询、周转材料闲置情况查询和周转材料租赁相关费用查询。材料调配管理模块:由材料调配单模板、退租单模板、物流信息汇总单模板构成。材料动态管理模块:由周转材料库存台账模板、业务日记账模板、周转材料闲置申请模板、周转材料闲置台账模板构成。材料账务管理模块:由租赁费用对账单模板、项目赔偿单模板、各项目材料租赁相关费用汇总模板、每月摊销模板构成。材料加工&购置管理模块:由加工(购置)单模板、组资表模板、改制记录单模板、加工(购置)&改制台账模板构成。材料移交管理模块:由材料移交清单构成。材料报废管理模块:由材料报废台账模板、报废申请单模板构成。各项目合同信息模块:由合同赔偿单价模板、合同租赁单价模板构成。数据规范模块:由周转材料信息模板、项目信息模板、赔偿标准模板构成。其他模块:待办事宜模块、已处理工作模块、公告管理模块为Excel服务器软件平台自带功能模块,功能与公司OA系统同名模块功能相同。如有需要,还可添加移动手机应用模块、即时通信模块、电子邮件模块等。各模块、模板的数据流程结构关系如下图所示:

      如图所示,箭头方向表示数据流程方向。周转材料信息、项目信息、赔偿标准是本系统功能的基础数据,统一了各类模板的数据信息;材料调配单、退租单是最基本的业务单据;灰色底色模板是各类台账,需要提前建立“空台账”,用以接收相关原始表单数据。我们首次登录使用周转材料管理系统时,应按如下先后顺序进行数据初始化填报:1、填报数据规范模块下的周转材料信息、项目信息、赔偿标准3个模板,这3个模板上的作用是统一周转材料管理系统中周转材料的信息(名称、规格型号、单重、租赁单价)、项目信息(项目名称、负责人姓名、联系电话等)、赔偿标准(赔偿单价、维修内容、验收标准等)等。2、填报材料动态管理模块下的周转材料库存台账、业务登记帐(空白台账)、周转材料闲置台账(空白台账),目的是建立各项目初始“数据库”。3、填报材料账务管理模块下的每月摊销表、各项目材料租赁相关费用汇总(空白台账),目的与第2条相同。4、填报材料加工&购置管理模块下的加工(购置)&改制台账(空白台账),目的与第2条相同。5、填报材料报废管理模块下的材料报废台账(空白台账),目的与第2条相同。6、填报各项目合同信息模块下的合同赔偿单价、合同租赁单价,目的是便于租赁费用对账单、项目赔偿单中相关信息的填报。完成以上6步数据初始化填报工作,周转材料管理系统就可以正常使用了,参照图3,我们每发生一笔调拨业务,都将从材料调配单的填报开始进行,会自动更新相关材料的台账信息。周转材料管理系统使用过程中,可随时在数据查询模块进行信息查询。数据查询分为以下图示两种方式:

      以上阐述了周转材料管理系统的基本框架和使用方法,后续还可以根据公司的业务需求随时调整变化,也有计划做出更多符合企业实际的业务系统,不但可以减轻工作量,还可以保证数据的准确性和真实性。

      中铁十一局集团城市轨道工程有限公司负责人认为,中小建筑施工企业在国家对房地产行业的调控下生存环境并不乐观,而加强物质设备、周转材料的管理是节约成本的一个有效途径,以信息化的管理手段实现物资设备材料的科学管理是各中小建筑施工企业的必要选择。勤哲Excel服务器软件提供的功能非常贴近企业需求,希望勤哲可以开发出更多便捷的功能,让不懂编写程序的人都可以做自己企业内部系统。